在建工程項目檔案的管理及其應用論文

　　摘要：管好用好在建工程項目檔案并將檔案管理工作直接放在建設一線，是科學管理檔案工作的方法之一。這一方法的應用，為在青藏鐵路運營管理創(chuàng)世界一流水平目標中發(fā)揮了極大的作用。

　　關鍵詞：工程項目;檔案管理;青藏鐵路

　　青藏鐵路格爾木至拉薩段建設項目檔案信息是直接記述青藏鐵路建設過程的原始、真實記錄，是寶貴的信息資源。鐵路建設項目工程檔案是鐵路建設科學資源儲備的寶庫，只有以工程檔案為依據，才能進行科學的規(guī)劃、建設和管理。

　　1青藏鐵路格爾木至拉薩段建設項目工程檔案概況

　　青藏鐵路檔案全部歸青藏鐵路公司檔案室管理。青藏鐵路公司檔案室前身是西寧分局綜合檔案室，在青藏鐵路2001年6月29日開工時期，文書檔案由青藏鐵路公司辦公室管理，科技檔案由工程部管理，會計檔案由計財部管理。整個建設項目的會計檔案，由計財部統(tǒng)一移交歸檔;西寧分局檔案室負責收集、整理、鑒定、保管公司的文檔。對科技檔案、會計檔案在各部門分別設立專人負責制。

　　2004年6月19日，西寧分局檔案室并入青藏鐵路公司檔案室，形成了新的檔案室，并對青藏鐵路格爾木至拉薩段建設過程中形成的檔案進行集中統(tǒng)一管理。為了確保所有工程文件能夠及時、準確地分發(fā)到有關部門并完整地保存，避免工程文件的丟失，公司采取了工程文件統(tǒng)一接收、分發(fā)管理的措施，并把工程文件的進出渠道歸口控制起來，確保了工程文件歸檔的完整性、清晰可讀性。在收集工程文件的同時，還編制了《文件材料歸檔范圍和要求》等工作程序。在2006年6月工程初驗通過后，共接收各施工單位移交的竣工檔案共5987卷，其中可行性研究檔案8卷、初步設計檔案18卷、科技檔案58卷、施工設計圖1052卷、聲像檔案28卷、其他各專業(yè)竣工檔案4823卷。

　　青藏鐵路建設項目檔案的主要內容是以基本建設為主，涵蓋了建設項目的設計、施工、監(jiān)理、設備、安裝、調試到竣工的全過程檔案。根據《城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法》的規(guī)定，在城市規(guī)劃區(qū)內進行建設的鐵路工程形成的檔案報送城建檔案館，共移交給拉薩市城建檔案館134卷。目前建設項目檔案分類準確、組卷合理，符合部頒標準和規(guī)定。

　　其中，科研檔案依據《鐵道部科技研究開發(fā)計劃管理辦法》和《青藏鐵路公司科技研究開發(fā)計劃管理辦法》的有關規(guī)定，及時對課題的研究報告、技術資料按檔案管理的有關規(guī)定分類存檔、妥善保管，共接收由科研管理部門按標準整理后移交科研檔案58卷。聲像檔案的收集與建設項目工程施工檔案同步進行，并由施工單位按施工標段，根據《聲像檔案管理辦法》規(guī)定組卷、移交。

　　2建設項目檔案管理的模式及控制措施

　　青藏鐵路公司對建設項目檔案確定了強化制度約束、加大規(guī)范管理、主動超前介入、共同參與建檔的建設項目檔案管理模式，形成了較為完整、符合工程建設和運營需要的上下結合、橫向協(xié)調的管理體系，所采取的控制措施有以下幾個方面：

　　2.1健全制度，強化管理

　　鐵道部和青藏鐵路公司各級領導始終高度重視建設項目檔案工作。2001年6月29日青藏鐵路格拉段開工時，鐵道部檔案史志中心下發(fā)了《關于加強青藏鐵路檔案工作的通知》，要求設計、施工、監(jiān)理單位的領導，要高度重視工程設計、施工中形成的檔案。青藏鐵路公司在此基礎上下發(fā)了《青藏鐵路建設工程竣工文件編制和歸檔辦法》，并將檔案工作納入工程管理程序和施工技術管理，堅持工程檔案收集工作與工程勘測、設計施工同步進行。

　　針對建設項目檔案積累、收集中存在的問題，制定下發(fā)了《關于進一步明確竣工文件編制有關問題的通知》統(tǒng)一標準。還根據現(xiàn)場存在的具體問題，先后制定下發(fā)了《鐵路建設項目竣工文件移交辦法》、《關于青藏鐵路竣工文件編制移交的補充規(guī)定》和《進一步明確站前工程竣工文件編制移交有關規(guī)定》。

　　青藏鐵辦下發(fā)了《關于青藏鐵路格拉段竣工文件編制與移交驗收的通知》，及時解決了項目檔案材料形成過程以及移交過程中出現(xiàn)的難點和疑點。

　　2.2崗前培訓，規(guī)范要求

　　青藏鐵路開工時，公司派有實際經驗的檔案專業(yè)人員，給進場的各項目施工單位的項目經理辦培訓班，從項目經理、技術總工到質檢員、施工員、測量員、內業(yè)資料員都能明確自己的職責。針對建設項目竣工檔案從原始積累、到歸檔范圍提出具體要求，使每個參建的施工單位和監(jiān)理單位從工程開工建設時起，就能夠明確本工程的建設項目檔案有哪些要求、編制的依據是什么，達到什么標準，采取什么措施，保證建設項目檔案收集齊全，內容準確，整理規(guī)范，按期歸檔和移交。公司根據工程進度召開專題會議，就建設項目檔案積累收集、編制移交等問題展開培訓、討論并現(xiàn)場解答，進一步規(guī)范了編制建設項目檔案內容和標準。

　　2.3現(xiàn)場指導，堵塞漏洞

　　在建設項目施工期間，青藏鐵路公司和建設總指揮部的檔案人員，經常深入建設施工現(xiàn)場，特別是深入到各個施工單位的項目部，針對各單項工程的施工進度，積累施工材料的過程中存在的問題做具體指導。堵塞了建設項目檔案在施工和移交期間出現(xiàn)的漏洞。公司檔案部門、建設指揮部和接管單位共同組成建設項目檔案初驗檢查指導組，對全線33個站前工程標段，和站后房建、通信、信號、電力標段，先后分別召開專題會議，及時解決建設項目檔案材料形成過程中出現(xiàn)的難點、疑點等問題。公司規(guī)定了移交檔案的時間和地點，做到移交不混亂，接收有辦法，保證了建設項目檔案的齊全完整。

　　2.4主動介入，共同建檔

　　青藏鐵路格拉段建設項目施工后期，公司檔案部門和建設總指揮部、接管單位有關人員主動介入到各施工單位，就如何編制好竣工檔案、如何歸類組卷、如何排列卷內文件順序等問題進行全面指導，保證了建設項目檔案材料齊全完整，組合排列有序，確保文件之間保持著有機聯(lián)系。根據公司檔案部門提供的專業(yè)竣工文件范本，每個專業(yè)各做一套建設項目檔案，以點帶面，待驗收合格后全面鋪開。公司選出一些項目竣工檔案作為樣板工程，召開全線參建單位項目工程檔案樣板觀摩會。

　　3確�？⒐�圖的編制及質量

　　青藏鐵路格拉段施工設計圖由鐵道部第一設計院設計，由各參建單位施工，監(jiān)理單位負責審核、監(jiān)督。在建設施工中堅持設計施工并重、監(jiān)理審核的原則，保證了竣工圖的質量。

　　編制竣工圖的主要依據包括設計施工圖、設計變更通知單、工程變更通知單、施工過程中的具體措施及其他相關資料。從工程建設各方的關系來看，對竣工圖的編制起主要作用的是設計單位，但是施工單位和監(jiān)理單位缺少任何一方都很難保證竣工圖編制資料的齊全和完整。設計單位負責提供施工圖紙和設計變更通知單;施工單位負責施工，對施工的真實情況、更改過程再反饋到設計單位;

　　監(jiān)理單位既代表業(yè)主的利益，對業(yè)主負責，為工程質量負責，也是設計和施工單位的聯(lián)系紐帶，在施工過程中，其既要審查設計單位的施工圖，也要對施工單位提出修改意見和處理措施。在項目檔案編制過程中，由于采取了上下結合、橫向協(xié)調的辦法，使竣工圖的編制質量得到了保證。做到了由設計單位、施工單位、監(jiān)理單位聯(lián)合編制，各取其精，各去其粗，使編制出的竣工圖不僅質量可靠，而且真實地反映了施工過程的實際情況。

　　4建設項目檔案的基本評價

　　4.1建設項目檔案的完整性評價

　　參建單位完成建設項目檔案編制后，公司組織由接管單位和工程管理部門參加的建設項目竣工檔案的質量檢查和移交歸檔前，按照《鐵路建設項目竣工驗收交接辦法》、《鐵路建設項目竣工文件編制移交辦法》和《科技檔案卷質量標準》等要求進行驗收。目前，所產生的建設項目檔案達到了收集齊全、內容全面、裝訂整潔。

　　4.2建設項目檔案的系統(tǒng)性評價

　　青藏鐵路格拉段的建設項目檔案組卷規(guī)范，內容齊全。竣工文件先分專業(yè)、后按單項工程組成若干案卷，案卷之間，按工藝流程、施工順序前后、系統(tǒng)分類進行組合。檔案能夠遵循文件材料形成規(guī)律，保持卷內文件材料的有機聯(lián)系，體現(xiàn)了較好的系統(tǒng)性。

　　4.3建設項目檔案的準確性評價

　　歸檔的建設項目檔案均經文件材料形成單位和監(jiān)理部門審核、批準，其內容、數(shù)據與事物真實一致�？⒐�圖內容準確，線條、文字符合規(guī)定和要求。

　　真實反映了項目工程竣工時實際情況，圖紙修改方式規(guī)范，修改內容在相關圖紙和部位上修改到位并注明修改依據。

　　5建設項目檔案在公司運營管理中的作用

　　檔案作為一種信息資源產生于實踐，應用于實踐，在運用管理中具有不可替代的作用。隨著青藏鐵路格拉段投入運營，管好用好世界一流高原鐵路實現(xiàn)運營管理創(chuàng)世界一流水平是我們的工作目標。

　　建設項目檔案的齊全、完整、準確系統(tǒng)地保存下來，在實現(xiàn)青藏鐵路運營管理創(chuàng)世界一流水平目標的過程中不斷發(fā)揮著重要作用。

　　為管好用好青藏鐵路，實現(xiàn)“安全持續(xù)穩(wěn)定，運輸暢通無阻，服務優(yōu)質高效，環(huán)保全面達標”的目標而科學決策提供了重要依據。公司利用工程竣工檔案建立健全了青藏鐵路格拉段線路、橋隧、路基等設備圖表，為今后養(yǎng)護維修這條線路提供了詳實的圖文資料，并為及時掌握青藏鐵路格拉段多年凍土路基地段的觀測和整治提供了重要依據。這些檔案的利用強化了線橋隧涵病害、維護線路等基礎設施的穩(wěn)定;切實提高了機車車輛和通信信號等行車設備質量，確保了行車設備的可靠性;加強了治安綜合治理和安全保衛(wèi)工作，強化了施工作業(yè)控制和組織管理;加強了格拉段應急管理和應急救援工作，為切實做好職工和旅客衛(wèi)生保障工作提供了條件，在加強沿線環(huán)境治理、實現(xiàn)環(huán)保全面達標等方面都發(fā)揮了重要作用。一年來，為整治線路與設備借閱檔案1627卷，查閱資料125冊，為解決經濟建設和工作中的問題查閱檔案1089件。建設項目檔案在管好用好世界一流高原鐵路的實踐中所發(fā)揮的作用已得到顯現(xiàn)，青藏鐵路基本實現(xiàn)了運輸安全穩(wěn)定、環(huán)保全面達標的目標。

　　參考文獻

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