對會議記錄者的要求

　　會議記錄是指在會議過程中，由記錄人員把會議的組織情況和具體內(nèi)容記錄下來，就形成了會議記錄。下面是小編精心整理的對會議記錄者的要求，希望能夠幫助到大家。

　　許多傳統(tǒng)的觀點認為會議記錄者是會議中最“簡單”的角色，其實這種觀點已然落后了許多，會議記錄者在現(xiàn)代會議中是僅次于會議主持人的一個重要角色。因為，一名好的會議記錄者可以增進議事效率，而一名不好的會議記錄者不僅徒增誤會，還浪費時間;一名稱職的會議記錄者不僅能仔細傾聽發(fā)言，而且能準確陳述聽到的內(nèi)容，同時記錄好幾項發(fā)言而不失誤。

　　一、對會議記錄者的基本要求

　　(一)反應快。對于大家提到的問題，能夠迅速反應。

　　(二)寫字快。做會議記錄，寫字速度當然有一定要求。

　　(三)知識面廣。在做會議記錄時，經(jīng)常會聽到一些專業(yè)術(shù)語，沒有相對廣的知識面，對這些專業(yè)術(shù)語，你可能既聽不懂，也不會寫。這屬于一個會議記錄者的硬件能力。

　　(四)記憶力特別強。會議記錄者要能記住發(fā)言者所說事情的前因后果，遇到一個很復雜又冗長的問題時，更需要超強的記憶力，否則，很可能記到最后已經(jīng)不知發(fā)言者所云了。

　　二、對會議記錄的建議

　　重要的會議應錄音下來，從而使整理會議記錄時有依據(jù)。

　　除非有必要，定期召開的會議通常不用錄音。因花費時間記下的詳細發(fā)言內(nèi)容，可能毫無用武之地，

　　大多數(shù)會議都能指定一個會議記錄者。主席最好不要兼任此項工作。此外，會議記錄者最好由與會者輪流擔任。

　　會議記錄者的筆記最好要流暢，易于了解，同時不失真。筆記最好用電腦打出來，方便參閱。

　　會議記錄者的責任還包括：

　　要及時指出令人困惑的發(fā)言，請該發(fā)言人解釋清楚。

　　適時做總結(jié)，協(xié)助討論進行。

　　向與會者確認各議案的排序是否無誤。

　　會議記錄內(nèi)容包含：

　　討論過程中所達成的各種共識(要不厭其煩地向與會者確認每個結(jié)論都無誤)

　　有哪些證據(jù)支持次議案的通過，及反對意見如何

　　分派工作的詳細情形及完成日期。

　　會議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一頁的長度。

　　會議記錄應有組織地整理如下：

　　標題，會議目標，主席名字，缺席及出席人名單應列在會議記錄起頭處。

　　使用列點或簡短的一段文字，名數(shù)與會者重點

　　工作分派情形及完成日期記錄無誤。

　　通過此決議的評估標準(如有必要)。

　　會議記錄者應與主席共同修正會議記錄者錯誤的部分。

　　將此份會議記錄發(fā)送給與會者。

　　會議記錄者需要具備哪些素質(zhì)

　　1、有速記能力；

　　2、有很強的概括能力；

　　3、能從眾多的廢話中提取重點的能力；

　　4、善于捕捉每個人特點的能力；

　　5、很強的識別能力。

　　會議記錄的功能

　　1、依據(jù)功能

　　會議記錄者與寫作者的區(qū)別就在于他只有記錄權(quán)沒有改造權(quán)。記錄者只能記錄，不能隨意加工、增添內(nèi)容。會議是個什么情況就記成什么情況，發(fā)言者說了什么就記下什么。必須如實地記錄會議的全貌，比如會議對重大問題做出的安排、會議精神以及會議形成的決定和決議，等等。一般會在會議之后需要形成正式的文件，那么這些文件的形成就需要以會議記錄為依據(jù)。即使不需要形成文件，也可以作為檢驗與會者在會后傳達貫徹會議精神和決定是否正確的依據(jù)。

　　2、素材功能

　　會議記錄未經(jīng)整理，未經(jīng)綜合，是會議內(nèi)容和情況的原始記錄，也是后期形成會議簡報和會議紀要的重要素材和基礎(chǔ)。在會議進行的過程中我們會連續(xù)發(fā)會議簡報，在會議之后，我們還需要制作會議紀要等，這些都要以會議記錄為主要的素材。在整理會議簡報和會議紀要時需要對會議記錄進行一定的加工、綜合、提要，但是必須要尊重會議記錄，不得對會議記錄所確認的內(nèi)容進行歪曲和篡改。

　　3、備忘功能

　　我們需要了解會議的一些情況，但是時過境遷，有關(guān)會議的內(nèi)容和情況可能無法在記憶中復現(xiàn)了，甚至當時作出的重要決定也記不太清楚了，這時我們不妨查查會議記錄。會議記錄記錄了會議的時間、地點、出席人員、主持人、議程等基本情況，對與會者的發(fā)言、領(lǐng)導講話、討論和爭議、形成的決議和決定等內(nèi)容都有詳細的記錄，是會議情況和會議內(nèi)容的原始憑證。會議記錄還可以成為一個部門和單位的歷史資料，若干年后，如果想要了解一個單位的歷史進程和發(fā)展狀況，通過大量的會議記錄就可以了解到。

　　4、觀察預防功能

　　當局者迷，旁觀者清。會議記錄者在會議中作為一個旁觀者可以清楚地觀察到會議中一些主持人留意不到的地方，比如哪些人發(fā)言過長？哪些人沒有發(fā)言？諸如此類問題，可以做好記錄，對主持人進行提醒。

　　5、記錄并維持程序功能

　　記錄和維持議程所設(shè)計的程序是會議記錄者的一個主要功能，主要表現(xiàn)在會議的事后跟蹤這一部分。會議記錄者在會議的過程中主要負責記錄、維持會議的議程所設(shè)計的程序，可以起到“和事佬”的作用。

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